Kreuzchen zuhause machen und ab mit dem Wahlbrief in den Briefkasten. Oder Kreuzchen im Wahllokal machen und ab mit den Stimmzetteln in die Urne. Für Wählerinnen und Wähler ist das ein Kinderspiel. Doch bis es so weit ist, bis alles reibungslos funktioniert, gilt es einen Berg an Arbeit zu erledigen. HIER hat mit einer Expertin gesprochen, die sich bestens auskennt …

Schon seit 2009 organisiert Inge Beeskau bei der Gemeinde Hiddenhausen federführend die Organisation der Wahlen. Erst als Sachbearbeiterin, jetzt als Leiterin des Ordnungsamts. Landtagsund Bundestagswahl, Europawahl und Kommunalwahl … alles hat sie bereits erlebt. Und zwar mehrfach. „Für jede Wahl gibt es einen eigenen detaillierten Leitfaden. In diesem sind die Termine und Fristen sowie die gesetzlichen Vorgaben exakt festgelegt“, begrüßt sie uns in ihrem Büro und gibt gleich einen Einblick in ihre Arbeit.

Langer Vorlauf bis zur Wahl

Für die Kommunalwahl am 14. September heißt das: Dieses sogenannte Wahlereignis hat für Inge Beeskau und ihr Team schon lange vorher begonnen. Konkret am 30. April 2024. An diesem Tag startete die Frist für die Einteilung der 16 Hiddenhauser Wahlbezirke. Deren Zuschnitt orientiert sich aus Gründen der Fairness an der Durchschnittszahl der Wahlberechtigten – und diese Zahl kann sich ja über die Jahre ändern. Bis zum 31. Januar dieses Jahres musste diese Einteilung abgeschlossen sein. Kurz danach machten der Wahlausschuss und Wahlleiter Alexander Graf, gleichzeitig Kämmerer und Stellvertreter des Bürgermeisters im Amt, ihren Haken hinter den Vorschlag der Verwaltung.

Transparenz wird großgeschrieben

So geheim die Wahlen selbst sind, so transparent ist die Kommunikation während der Vorbereitungszeit. Die Wahlbezirke werden genauso wie zahlreiche weitere Bekanntmachungen im Amtlichen Kreisblatt, dem Amtsblatt für den Kreis Herford, veröffentlicht. Dies gibt es kostenfrei in allen Rathäusern der Städte und Gemeinden im Kreis Herford, im Kreishaus Herford und auf Anforderung per E-Mail oder Post.

Ein Fall für das Amtliche Kreisblatt war dann im April 2025 auch die Aufforderung an die Parteien, Wählergruppen und Einzelbewerber, Wahlvorschläge einzureichen. Wer kandidiert in den einzelnen Wahlbezirken? Wer auf der Reserveliste? Wer für das Amt des Bürgermeisters? All diese Personen müssen innerparteilich auserkoren und gewählt werden, und das braucht Zeit.

Nichtsdestotrotz gab es auch hier wieder eine bindende Frist. Bis zum 7. Juli, Punkt 18:00 Uhr, mussten diese Vorschläge bei Inge Beeskau im Rathaus vorliegen. „Meistens bringen die Parteien ihre gesammelten Vorschläge persönlich bei mir vorbei. Für mich ist das immer ein Moment, auf den ich mich besonders freue. Man kennt sich eben in Hiddenhausen“, plaudert sie aus dem Wahl-Nähkästchen.

Dann wird alles genau geprüft. Zum Beispiel: Stimmen Name, Vorname und Beruf der Kandidierenden? Liegt die Bescheinigung zur Wählbarkeit vor? Passen die Unterschriften? Wichtig: Inge Beeskau und ihr Team kümmern sich lediglich um die formale Prüfung. Über die Zulassung der Wahlvorschläge entscheidet final der Wahlausschuss. Der tagte in diesem Jahr am 9. Juli und 17. Juli.

Je näher der Wahltag, 
desto komplexer die Aufgaben

Während bei den Parteien und Kandidierenden die Spannung Tag für Tag steigt, steigt auch die Zahl der Aufgaben für Inge Beeskau und ihr Team. So baut nun – basierend auf den Daten des Bürgerbüros – das Kommunale Rechenzentrum OWL-IT die Wählerverzeichnisse auf. Stichtag war hier der 3. August. Eventuelle Änderungen werden selbstverständlich auch später noch eingepflegt.

Parallel wird schon mal der Druck der Stimmzettel angeschoben. Denn jetzt ist ja klar, wer wo für welches Amt kandidiert. Erstellung und Versand der Wahlbenachrichtigungen übernimmt komplett das Kommunale Rechenzentrum OWL-IT. „Das ist für uns schon eine große Entlastung“, freut sich die Amtsleiterin über diese Arbeitsteilung. „Wir kommen dann wieder ins Spiel, wenn die Briefwahlunterlagen verschickt werden müssen.“

Zu diesen Briefwahlunterlagen gehören übrigens auch die Stimmzettel für die Kreiswahl, also die Wahl des Landrats oder der Landrätin und der Kreistagsmitglieder. Sie ist ebenfalls Teil der Kommunalwahlen. „Die Gemeindeverwaltung Hiddenhausen fungiert hier quasi als „Dienstleister“ für den Kreis Herford und organisiert die Briefwahl und die Stimmabgabe am Wahlsonntag“, erläutert Inge Beeskau die Zusammenhänge.

Auch das Thema Wahlhelferinnen und Wahlhelfer steht jetzt verstärkt auf der Agenda. Teams müssen eingeteilt werden, Schulungen stehen an und vieles mehr.

Jede Menge Orga auf den letzten Metern

Nur noch wenige Tage bis zur Wahl. Nun heißt es noch mal richtig Ärmel hochkrempeln, organisieren und koordinieren. Ausstattungspakete für die Wahllokale sind zu packen, in ihnen finden sich Schilder, Vordrucke, Zähllisten, Siegelmarken und anderes Notwendiges. Mitarbeitende des Umweltbetriebs transportieren die Wahlurnen, aber auch Sprudelkisten für die Wahlhelferinnen und Wahlhelfer zu den Wahllokalen. Für die Ausgestaltung der Wahlräume – fast alle befinden sich in Hiddenhauser Schulen – sorgen die Hausmeister vor Ort. Schließlich soll alles perfekt sein, wenn es am Sonntag um 8 Uhr morgens losgeht.

Zur Ruhe kommt sie selbst erst am Tag nach der Wahl. Doch auch dann nicht so ganz. Denn das nächste „Wahlereignis“ steht ja schon in ihrem Kalender. Es ist die Landtagswahl in Nordrhein-Westfalen 2027. Und auch die beginnt für Inge Beeskau und ihr Team garantiert wieder wesentlich früher.

3 FRAGEN AN INGE BEESKAU 

Leiterin Ordnungsamt
Gemeinde Hiddenhausen

Was reizt Sie an der Organisation der Wahl besonders?

Wahlen sind das Herzstück unserer Demokratie. Es ist einfach eine tolle, verantwortungsvolle Aufgabe für mein Team und mich, hier mitzuwirken.

Geht das Wahlprojekt „on top“ zu Ihrer sonstigen Arbeit?

Nein. Das wäre einfach nicht möglich. Gott sei Dank kann ich in der „heißen Phase“ andere Aufgaben abgeben. Aber der Urlaub ist trotzdem diesen Sommer recht kurz ausgefallen.

Machen Sie eigentlich Briefwahl?

Ja. Auf jeden Fall. Denn am Wahltag habe ich zum Wählen einfach keine Zeit. Dann beginnt mein Arbeitstag um 5:30 Uhr und endet erst, wenn am Abend alle Wahlergebnisse und Unterlagen aus den Wahllokalen im Rathaus eingetroffen sind.

_{Text: Gemeinde Hiddenhausen Fotos: Tobias Heyer / HOCH5}