Gemeinde macht bei der Digitalisierung weitere Schritte nach vorne

Smart – auf dem Weg zum digitalen Rathaus

Du & Ich – Magazin der Gemeinde Rödinghausen

Serviceportal? Hinter diesem Begriff konnten sich die meisten wahrscheinlich lange nichts richtig vorstellen. Wer aber das Portal unter serviceportal.roedinghausen.de aufruft, der sieht schnell, dass hier Anliegen einfacher erledigt werden können. Ganz ohne Behördengang. Das Serviceportal ist seit mehr als einem Jahr online. Anträge können online gestellt werden, Informationen zu vielen Services stehen bereit. „Die Anzahl an Online-Anträgen bestätigt, dass wir auf dem richtigen Weg sind, Verwaltung schneller, einfacher und bürgerfreundlicher zu gestalten“, sagt Annika Paul, verantwortlich für die Umsetzung der Digitalisierungsprozesse bei der Gemeinde Rödinghausen.

Über das Serviceportal können verschiedene Online-Dienstleistungen erreicht werden.

„Wir haben bewusst zum Start einige Dienstleistungen bevorzugt abgebildet, eben besonders die, die von den Bürgerinnen und Bürgern rege nachgefragt wurden.“ Eine Zwischenbilanz nach mehr als einem Jahr: Viele Bürgerinnen und Bürger nutzen das Serviceportal, um zum Beispiel online Anträge für das Förderprogramm „Sonnenenergie für die Sonnenseite“ zu stellen oder einen Zuschussantrag für die Entsorgung von Windeln zu erhalten. Auch die An- / Abmeldung oder der Umtausch von Abfallbehältern wird online nachgefragt und Infos zum Thema Abfall automatisch per App bereitgestellt. Genauso die Anmeldung für die beliebten Second-Hand- Börsen „Rund ums Kind“ sowie „von Frau zu Frau“ laufen schon richtig gut.

Neu hinzugekommen ist beispielsweise die Online-Beantragung von Führungszeugnissen. „Hierbei handelt es sich um eine Dienstleistung, die nahezu täglich nachgefragt wird. Durch die Online-Beantragung ersparen wir den Bürgerinnen und Bürgern unnötige und mitunter zeitaufwendige Behördengänge.“ Klar ist: Das Serviceportal ist kein statisches Gebilde. Die Gemeinde entwickelt das Portal stetig weiter. „Dies ist ein laufender Prozess, an dem alle Geschäftsbereiche beteiligt sind.“ Ferner bietet das Serviceportal eine Vielzahl an Informationen, übersichtlich dargestellt. Zu jeder Dienstleistung erfahren die Nutzerinnen und Nutzer wichtige Infos, Rechtsgrundlagen, erforderliche Unterlagen, Besonderheiten und Kosten und natürlich auch die für die jeweilige Dienstleistung verantwortliche Kontaktpersonen.

Wer das Serviceportal vollumfänglich nutzen will, der benötigt seit Mai die BundID zur Anmeldung. Die BundID wird als Basisdienst zentral vom Bundesministerium des Innern und für Heimat betrieben und dient zur Identifizierung bei Online- Diensten. Mit diesem Konto können sich Bürgerinnen und Bürger für viele Online- Verwaltungsleistungen anmelden.

Online-Terminvereinbarung

Termine für den Bürger- und Touristikservice können seit 2023 online schon im Vorfeld gebucht werden. Ganz bequem von zu Hause oder unterwegs mit dem Smartphone. Die Online-Terminvereinbarung wurde seitdem vielfach genutzt. Sie wird in Zukunft um eine praktische Aufrufanlage ergänzt. Bürgerinnen und Bürger, die online einen Termin vereinbaren, profitieren dann von einer noch besseren und dabei Zeit einsparenden Organisation vor Ort. Die Aufrufanlage informiert in Echtzeit, wann die nächste Person wo an der Reihe ist. „So kann der Ablauf noch effizienter gestaltet werden“, sagt Ann-Kathrin Nedderhoff, Teamleiterin Bürgerservices.

Online-Tickets

Ob für die Reihe „Kulturfrühstück“, das Konzert der Big Balls oder einen Theaterspaziergang - die Gemeinde bietet via Eventim-Light einen Online-Ticket-Shop an. Auf der Gemeinde-Homepage unter www.roedinghausen. de/Entdecken/Tickets-online können bequem Tickets für Veranstaltungen gekauft werden. Es stehen verschiedene Bezahlmöglichkeiten zur Verfügung. Die Karten stehen nach Absenden der Zahlungsdaten zum Download zur Verfügung und werden zusätzlich per E-Mail übersandt.

Digitaler Bauantrag

Auch im sogenannten Bauamt – also im jetzigen Bereich Gemeindeentwicklung, Umwelt- und Infrastrukturmanagement – ist man digital gut aufgestellt. Seit längerer Zeit können Bauanträge hier schon komfortabel online eingereicht und bearbeitet werden. Die Gemeinde erleichtert Bürgerinnen und Bürgern sowie Architektinnen und Architekten damit den Bauantragsprozess. Zudem kann auch die Genehmigung von Kanalanschlüssen digital beantragt werden.

Digitale Straßenerfassung

Die Straßen in der Gemeinde Rödinghausen wurden kürzlich durch Westfalen Weser digital erfasst. Dazu war ein GeoScan-Fahrzeug vor Ort unterwegs. Es entstanden hochaufgelöste 360-Grad-Panoramabilder, die Straßenzustände, Flächenmaße und lokale Gegebenheiten deutlich zeigen. Dadurch wird es für die Kommune möglich, vermessungstaugliche 3D-Bilder über das System der digitalen Straßenerfassung einzusehen und zu verwerten. Damit kann die Fachabteilung vom Schreibtisch aus Straßenzustände und Umgebungen realitätsgetreu visualisieren, vermessen und Planungen durchführen.

Digitale Zeiterfassung

Beim Umwelt.Betrieb der Gemeinde Rödinghausen hat sich kürzlich auch etwas verändert. Die Erfassung der Tätigkeiten wurde in der Vergangenheit auf handgeschriebenen Stundenzetteln erfasst. Neu ist, dass die Kollegen nun direkt per Smartphone ihre Aufgaben eingeben und diese direkt durch das Personalamt verwendet werden können. „Schneller, effizienter, ohne Medienbruch – sprich auch hier – weniger zeitaufwändig für alle Beteiligten.“

Elektronische Aktenführung

Seit dem Jahr 2008 wird im Finanzwesen der elektronische Rechnungsworkflow und im Steueramt die digitale Steuerakte genutzt. Auch im ehemaligen Bauamt kommt für die Grundstücksakten ein digitales Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz. Die elektronische Aktenführung soll künftig in der gesamten Verwaltung „ausgerollt werden“. Dies ermöglicht den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern einen schnelleren Zugriff auf Akten und Dokumente, verbessert Vertretungsregelungen, schont Ressourcen und steigert dabei sogar die Attraktivität der Arbeitsplätze und Fragen werden noch schneller beantwortet. „Das langfristige Ziel ist: ein papierloses Büro.“

Zukünftige Ausrichtung

Die Gemeinde Rödinghausen verfolgt jetzt seit geraumer Zeit das Ziel, bei bestehenden und neuen Arbeitsabläufen, neuen Projekten und bei dem direkten Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürgern digitale Prozesse und digitale Tools weiterzuentwickeln und auszubauen. „In unserer Digitalisierungsstrategie werden alle Bereiche der Verwaltung und auch alle Arbeitsplätze beleuchtet. Wir wollen dort digitalisieren, wo es Sinn ergibt, technisch möglich ist und für die Bürgerschaft einen Mehrwert bietet. Wir digitalisieren nicht, um der Digitalisierung Willen“, so Bürgermeister Siegfried Lux. „Die möglichst barrierefreie Bearbeitung von Bürgeranliegen bleibt selbstverständlich weiterhin ein wichtiger Bestandteil unserer Planungen und so werden wir mit vielen unserer Dienstleistungen digitaler und bleiben trotzdem – wo erforderlich und gewünscht – auch im analogen Austausch mit den Bürgerinnen und Bürgern.“