Wenn man etwas im Rathaus zu erledigen hat, geht man in vielen Fällen ins Bürgerbüro. Das gilt in Hiddenhausen seit über 20 Jahren. Jetzt wurde das Büro gründlich runderneuert. HIER hat nachgeschaut, was es damit auf sich hat.

Wir treffen uns im Büro von Inge Beeskau, Leiterin des Ordnungsamts. Von ihr und von Michaela Albrecht aus dem Bürgerbüro werde ich heute erfahren, was neu ist am neuen Bürgerbüro. „Uns ging es nicht nur um ein optisches Auffrischen. Stattdessen haben wir das Konzept umfassend an die heutigen Anforderungen angepasst“, startet Inge Beeskau in das Gespräch. Zu ihrem Amt gehört das Bürgerbüro. Und Michaela Albrecht ergänzt: „Wir wollten Räume schaffen, in denen wir wirklich in Ruhe mit den Bürgerinnen und Bürgern sprechen können. Gerade bei persönlichen oder komplexen Anliegen ist dies sehr wichtig. In unserem alten Großraumbüro mit seinen eng stehenden Arbeitsplätzen war das oftmals nur schwer möglich.“

Willkommen im Einzelzimmer!

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt der Rundgang durchs Erdgeschoss des Rathauses. Hier hat sich einiges entscheidend verändert. Dort, wo vorher die Information beheimatet war, betreten wir jetzt drei freundliche, lichtdurchflutete Beratungs- „Einzelzimmer“. Glasfronten mit halbtransparentem Sichtschutz garantieren, dass Gespräche nicht nur ohne störende Geräusche, sondern auch ohne interessierte Blicke von außen stattfinden können.

Ergonomisches Mobiliar und eine zeitgemäße technische Ausstattung sind in jedem Zimmer selbstverständlich. Dabei hatten auch die Mitarbeiterinnen des Bürgerbüros ein gewichtiges Wort mitzureden. Schließlich wissen sie ja am besten, worauf es ankommt. Geplant und realisiert wurde alles zusammen mit einem Architekturbüro.

Reservieren statt warten

Gleich neben den Beratungszimmern: die Wartezone mit dem Anmelde terminal. Wer online oder telefonisch einen Termin vereinbart hat, gibt einfach seine vierstellige Terminkennung in das Terminal ein und nimmt dann kurz Platz, bis die Nummer auf dem Bildschirm erscheint.

„Natürlich kann man spontan mit seinem Anliegen ins Rathaus kommen. Wir empfehlen aber, auf jeden Fall vor dem Gang ins Bürgerbüro einen Termin zu machen. Entweder telefonisch oder – noch besser – online. So kann der Besuch bei uns ohne langes Warten vonstattengehen“, gibt Michaela Albrecht allen, die im Bürger büro etwas zu erledigen haben, mit auf den Weg. Die Information ist übrigens momentan in das Trauzimmer umgezogen, sie findet demnächst ihre Heimat im alten Bürgerbüro.

Jede Menge Arbeit und Abwechslung

m letzten Jahr besuchten rund 7.500 Einwohnerinnen und Einwohner das Bürgerbüro. Bei diesen Besuchen wurden circa 11.300 Vorgänge bearbeitet. Die Bandbreite der Aufgaben reicht von Ausweisangelegenheiten bis zu An und Abmeldungen. Dazu kommen zahlreiche weitere Vorgänge, zu denen die Anträge entgegengenommen und an die zuständigen Fachämter weitergeleitet werden – ganz gleich, ob es um Hundesteuer oder Abfuhr von Sperrmüll geht. So ist es nicht erstaunlich, dass die insgesamt sechs Mitarbeiterinnen – davon zwei in Vollzeit – alle Hände voll zu tun haben. Umso entscheidender ist es, dass die Beratungsgespräche jetzt in Ruhe erfolgen können.

„MANCHMAL SIND WIR SOGAR SO
ETWAS WIE LOTSINNEN DURCH DAS
RATHAUS. DANN NEHMEN WIR DIE
RATSUCHENDEN WORTWÖRTLICH
AN DIE HAND UND BRINGEN SIE
PERSÖNLICH ZU DEM FACHAMT, DAS
FÜR IHR ANLIEGEN ZUSTÄNDIG IST.“

Der erste Eindruck zählt!

Auch als „Gesicht“ des Rathauses spielt das Bürgerbüro eine wichtige Rolle. Dessen sind sich alle hier bewusst. Amtsleiterin Inge Beeskau betont: „Die Zeiten der alten Einwohnermeldeämter sind lange vorbei. Für uns sind die Menschen, die zu uns kommen, keine Bittsteller, sondern Kundinnen und Kunden. Das ist uns ungemein wichtig. Mit Service orientierung und gegenseitiger Wertschätzung lassen sich die meisten Dinge ganz einfach er ledigen. Genau das wissen die Bürgerinnen und Bürger sehr zu schätzen.“ Ortstermin beendet. Und die Erkenntnis ge wonnen: Mit seinem neuen Konzept, dazu mit der Erfahrung und dem Engagement seiner Mitarbeite rinnen ist das Bürgerbüro bestens gerüstet für die kommenden Jahre. HIER wünscht jedenfalls ganz viele angenehme Beratungstermine in den neuen Räumlichkeiten.

3 Fragen an Michaela Albrecht

Job oder Berufung?

Natürlich Berufung. Sonst wäre ich nicht schon seit so vielen Jahren im Bürgerbüro tätig.

Was mögen Sie an Ihrer Arbeit besonders?

Den Kontakt mit den Menschen, die zu uns kommen und die vielfältigen Aufgaben. Kein Arbeitstag ist wie der andere, und jeder ist eine neue Herausforderung.

Ihre Meinung zum neuen Konzept?

Eine Veränderung, die allen zugute kommt. Den Bürgerinnen und Bürgern und auch uns Mitarbeiterinnen.

Termin? am besten Online!

So einfach funktioniert es. Gehen Sie auf www.hiddenhausen.de, dann auf Rathaus und auf Terminvergabe. Schon können Sie Ihr Anliegen nennen und Ihren Wunschtermin aussuchen. Die Bestätigung mit Terminkennung bekommen Sie dann per E Mail.